pianificazione

Molti di noi stanno sperimentando lo smart working e uno dei punti critici del lavoro da casa riguarda senza dubbio la gestione del tempo. Quante volte ci siamo lasciati distrarre da altre faccende o da un buon caffè con i nostri famigliari? 

Qui di seguito apprenderai la distinzione tra attività urgenti e attività importanti, a mettere in ordine la tua agenda ed a evitare inutili perdite di tempo. 

Tutti sappiamo che il tempo è oro. Tale affermazione vale sia nell’ambito professionale che in quello privato. Ti sei mai chiesto perché? La corretta organizzazione dei compiti da svolgere nel corso della giornata lavorativa e/o di studio ha un impatto diretto sulla nostra produttività: un uso corretto del nostro tempo ci consentirà di migliorare la qualità dei risultati ottenuti e, di conseguenza, a raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati.  

 

Consigli per imparare a gestire il tempo 

La regola chiave per massimizzare la tua produttività è avere ben chiaro i risultati da ottenere, gli obiettivi personali che desideri raggiungere all’interno dell’entità aziendale e che percorso seguire per arrivare alla meta tanto agognata.  Il segreto per ottenere tutto ciò sta nel saper gerarchizzare i compiti che ti vengono assegnati. Come? Attraverso alcune abitudini  che ti aiuteranno a concentrarti su quanto ritenuto rilevante in quel determinato momento: 

• PIANIFICAZIONE: è consigliabile dedicare alcuni minuti al giorno all’organizzazione dei propri compiti e definire alcuni “micro-obiettivi”. Far  uso di un supporto analogico o telematico non ha importanza, ciò che conta è che ciò venga fatto la mattina presto una volta arrivati in ufficio o, incluso, la sera prima.
• SUDDIVISIONE PER TEMATICHE: suddividere le proprie responsabilità per determinate categorie ti consentirà non solo di portare a termine un determinato compito, ma anche risolvere altri aspetti che hanno a che vedere con quella determinata attività. 
• FISSARE TEMPI REALISTICI  DI SVOLGIMENTO: stabilire dei limiti consente lo svolgimento dei propri compiti in una maniera  di gran lunga più rapida ed efficace. 

Tieni a mente che la pianificazione della propria giornata lavorativa o di studio deve essere un processo flessibile: infatti, è possibile che durante il giorno sorgano diversi imprevisti che ti costringeranno a modificare il tuo calendario. 

Tecniche di prioritazzione

Impugna la tua agenda e dai inizio alle danze! Avvalersi di un supporto tanto analogico (agenda) quanto telematico (software di pianificazione, calendario online, etc.) ti consentirà di mantenere sotto controllo qualsiasi evento a medio-lungo termine. Puoi utilizzare un codice a colori per stabilire le tue priorità, ma ricorda: prendersi una pausa è di vitale importanza. Durante il tuo meritato break, potrai ricaricare le energie e valutare il lavoro svolto fino a quel momento. 

Innanzitutto, posticipa tutte quei compiti che possono aspettare, anche se il vero problema si presenta quando non si è in grado di distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante. 

Cosa può essere classificato urgente? 

Il primo concetto si riferisce a questioni che necessitano di un’attenzione e una risposta immediate. Vuoi qualche consiglio?

• Se due compiti richiedono lo stesso tempo di realizzazione, si considererà più urgente quello su cui è stata fissata una scadenza più ravvicinata.
• Se due mansioni hanno la stessa deadline, dai priorità a quella che richiede maggior tempo per essere completata. 
• Tieni presente che modificare la data di consegna di una particolare attività equivale a variarne il livello di priorità: posticipare un qualcosa può lasciare invariato il suo grado di importanza, ma sottolineare la sua mancata urgenza. 
• Quando si impiega più tempo di quello previsto a completare una mansione, quest’ultima acquista un maggior carattere di urgenza, soprattutto se si mantiene la stessa scadenza. 

Cosa può essere classificato importante? 

Il concetto di importanza fa invece riferimento all’obiettivo finale dell’azienda: una mansione viene considerata più o meno importante in funzione di ciò che accadrà qualora non venisse completata. Come fare? 

• Se due mansioni non si assomigliano tra loro, sarà più importante quella che causa problemi di maggiore gravità. 
• Ricorda che, anche se una mansione si mantiene invariata, può cambiare il suo livello di importanza. 
• Se due compiti sono simili tra loro, non importa la quantità di lavoro che richiedono, verranno comunque considerate allo stesso livello. 

La matrice di Eisenhower per la gestione della priorità

La matrice di Eisenhower consente la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo 4 differenti criteri. Le variabili considerate sono: 

1. importanza 
2. urgenza 

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

• Q1 = Crisi: urgente e importante — > azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri 
• Q2 = Qualità: importante e non urgente –> azioni importanti ma non urgenti, come progetti a medio/ lungo termine, attività mirate al tuo miglioramento personale, o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica
• Q3 = Inganno: urgente e non importante –> azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili
• Q4 = Spreco: non importante e non urgente → comprende tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo: attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.

Attenzione alle perdite di tempo

Le perdite di tempo sono un fattore negativo che ruba dei minuti preziosi e che può compromettere il risultato finale. Alcune possono essere facilmente eliminate o ridotte, ma in entrambi i casi bisogna essere in grado di detettarle in tempo. Ne esistono di differenti tipi: 

• Perdite di tempo dettate da fattori esterni: si tratta di distrazioni che sono fuori dalla tua portata, quali lunghe conversazioni al telefono, messaggi su whatsapp, notifiche social, email che non ti riguardano, riunioni infinite…
• Perdite di tempo dettate da fattori interni: si tratta di aspetti legati al tuo comportamento e modo di organizzarti, quali incapacità di pianificazione, errori nella classificazione delle priorità, assenza di motivazione, tendenza a posticipare compiti che riteniamo poco piacevoli. 

Sarà pertanto necessario distinguere le attività urgenti da quelle importanti e saper organizzare la tua giornata lavorativa o di studio per evitare inutili perdite di tempo e trovare una soluzione adeguata a tutto in un periodo di tempo prefissato. 

“Colui che pianifica ogni mattina le azioni della giornata e segue quel piano, porta con sé un filo che lo guiderà attraverso il labirinto della più intricata delle vite” -Victor Hugo-